REGLEMENT GENERAL

1. Lieu de l’exposition

L’exposition se tiendra les 8, 9 et 10 octobre 2024 à l’espace Bellevue, place Bellevue à Biarritz.

2. Dates et Horaires

Montage des stands : lundi 7 octobre de 14h à 18h30
> Pour les stands installés par un standiste externe, merci de contacter Ludivine BAYLE : lbayle@a3pservices.com 

Visite du chargé de sécurité : durant toute la durée de l’événement

Cocktail apéritif des exposants : lundi 7 octobre à partir de 18h30 (dans la rotonde – Espace Bellevue)

Horaires Congrès International A3P :

Mardi 8 octobre de 8h à 18h30 (sans interruption) > suivi d’un cocktail sur l’exposition

Mercredi 9 octobre de 07h30 à 18h00 (sans interruption) > suivi du diner de gala

Jeudi 10 octobre de 07h30 à 12h45 (sans interruption)

Démontage des stands : jeudi 10 octobre de 12h30 à 20h (aucune dérogation ne sera acceptée, merci de prendre en compte ces horaires pour vos trajets retours)

3. Installation des stands

Aucun exposant ne pourra être admis dans l’enceinte de la manifestation en dehors des horaires. Les stands devront être entièrement installés au moment de l’ouverture de l’exposition au public et aucun enlèvement ni aucune livraison de matériels ne sera autorisé jusqu’à la fermeture de l’exposition. Tous les colis doivent être déballés à l’arrivée et les emballages vides évacués très rapidement hors de l’enceinte de la manifestation avant l’ouverture aux visiteurs. A3P Services se réserve le droit de prendre toute mesure pour assurer cette prescription aux frais et risques de l’exposant. Les exposants devront faire identifier toute personne qu’ils autorisent à intervenir sur leur stand lors de l’installation ou du démontage de celui-ci. Le port des badges est obligatoire. (Du fait des nombreux mouvements, le gardiennage ne peut être assuré lors de l’installation. Il est donc fortement recommandé aux exposants de se prémunir contre les risques éventuels, notamment de vol). Un espace de stockage est prévu pour entreposer vos emballages vides après votre installation.

4. Enlèvement des matériels et démontage des stands

Le démontage des stands aura lieu le jeudi 10 octobre de 12h30 à 20h. L’enlèvement du matériel des stands s’effectuera selon les horaires précisés dans les pages suivantes. Aucun matériel ne peut être enlevé sans l’autorisation de l’organisateur. L’évacuation des stands, marchandises, articles et décorations particulières doit être assurée par les soins de l’exposant, dans les délais prévus. Passé ce délai, A3P Services peut faire transporter les objets restant dans l’enceinte du bâtiment dans un garde-meuble de son choix, aux frais, risques et périls de l’exposant et sans pouvoir être tenu pour responsable des dégradations totales ou partielles, sans préjudice d’éventuelles indemnités réclamées par A3P Services au titre d’occupation abusive.

5. Livraisons et reprises des matériels

Afin d’assurer la bonne organisation des livraisons, vous devez prendre connaissance des conditions de livraisons dans l’onglet “Informations livraisons”. La configuration de l’aire de livraison impose que les camions soient pourvus d’un système de hayon élévateur et de transpalette. Il est notamment rappelé que chaque exposant ou son représentant pourvoira au transport, à la réception, à l’expédition de ses colis, ainsi qu’à la reconnaissance de leur contenu. Si les exposants ou leurs représentants ne sont pas présents pour réceptionner leurs colis dans l’enceinte de la manifestation ou si ceux-ci ne sont pas clairement identifiés (nom de la manifestation et du destinataire), A3P Services ou l’Espace Bellevue peuvent les refuser ou les faire réexpédier.

6. Tenue des stands

Rappel des prestations incluses avec votre stand : un espace d’exposition dédié sur lequel vous pouvez installer vos outils de communication et votre matériel, une dotation d’équipement selon la surface de votre stand, une cafetière Nespresso et les dosettes, Wifi illimité, l’ensemble des repas indiqués dans le programme, un badge qui vous permet le libre accès à l’ensemble du programme technique et scientifique (conférences, ateliers, table ronde, …) et la liste des participants à l’évènement.

Les exposants doivent strictement respecter les emplacements et surfaces qui leurs sont attribués (voir le règlement de décoration). Ils ne doivent pas obstruer les allées, les voies de circulation, ni empiéter sur elles et en aucun cas gêner leurs voisins. Les exposants doivent laisser les emplacements et matériels mis à leur disposition dans l’état où ils les auront trouvés. Toutes les détériorations causées par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit au hall, soit enfin au sol occupé, seront évaluées et mises à leur charge.

Les exposants ne doivent pas dégarnir leur stand et ne retirer aucun de leurs produits avant la fin de l’exposition, y compris en cas de prolongation de celle-ci. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand doivent être mis à l’abri du regard des visiteurs dans l’espace de stockage prévu à cet effet.

# Droits Sacem

L’utilisation d’appareils sonores de démonstration ou de publicité ou de tout autre moyen propre à attirer les visiteurs est laissée à l’appréciation d’A3P Services. Les exposants doivent traiter directement avec la SACEM s’ils font usage de la musique à l’intérieur de la manifestation, même pour de simples démonstrations de matériel sonore. Télécharger votre demande d’autorisation à cette adresse : https://clients.sacem.fr/autorisations/manifestation-avec-de-la- musique-en-fond-sonore

# Protection industrielle

L’exposant fait son affaire d’assurer la protection industrielle des matériels ou produits qu’il expose et ce, conformément aux dispositions légales en vigueur (tel que le dépôt de demande de brevet français). Ces mesures doivent être entreprises avant la présentation de ces matériels ou produits, A3P Services n’acceptant aucune responsabilité dans ce domaine.

# Douanes

Si l’enceinte de l’exposition est placée sous le régime de l’entrepôt douanier pendant toute la durée de la manifestation, il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. A3P Services ne peut être tenu pour responsable des difficultés qui peuvent survenir lors de ces formalités. Nous vous recommandons l’usage du Carnet A.T.A. pour le transport des matériels et produits.

# Photographies

Les exposants peuvent faire appel à des photographes pour des prises de vues de leur stand exclusivement. A3P Services se réserve le droit d’autoriser la reproduction et la vente de vues d’ensemble sans que les exposants puissent s’y opposer.

# Réception – Restauration

Aucun repas ne peut être préparé sur le stand. Le service de boissons à titre gratuit ne nécessite pas de licence particulière. Il peut être fait appel au traiteur de la manifestation dont A3P Services peut vous transmettre les coordonnées. Aucun cocktail, réception ne peut être organisé dans l’exposition en dehors des périodes d’ouverture et sans accord préalable d’A3P Services.

# Règles de Sécurité

Les exposants s’engagent, par signature de la demande d’admission, au respect des prescriptions réglementaires applicables aux manifestations organisées en France et doivent notamment respecter les mesures de sécurité imposées par les Pouvoirs Publics, ainsi que les dispositions visant au respect des installations et des consignes de sécurité à observer au sein du Bellevue.

Toutes les informations et règlement des mesures de sécurité se trouvent dans ce dossier technique. Le formulaire d’attestation des mesures de sécurité doit être retournée au plus tard le 6 septembre 2024. Les exposants ou leurs représentants doivent détenir tous certificats et attestations portant notamment sur la classification des matériels exposés concernant leur réaction au feu. Les décisions du chargé de Sécurité sont immédiatement exécutoires et aucun recours ne sera possible même dans le cas où l’exposant ne serait pas autorisé à ouvrir son stand. Aucune indemnité ne pourra être demandée à ce titre. Il est rappelé que l’organisateur A3P Services a obligation d’interdire l’exploitation d’un stand et de lui refuser la distribution de l’électricité et des autres fluides dans le cas où le stand ne serait pas conforme au présent règlement.

7. Installations électriques

Elles sont soumises à l’approbation des Services Techniques et de Sécurité de Biarritz Tourisme et de A3P Services. Les installations de gaz et les liquides inflammables sont interdits, sauf dérogation particulière accordée à l’exposant par les autorités compétentes. Un contacteur 16A est inclus dans la réservation de votre stand.

8. Assurances

Les exposants doivent pouvoir justifier d’une assurance Responsabilité Civile Exploitation propre à leur activité, à toute réquisition de Biarritz Tourisme. Les assureurs de Biarritz Tourisme ou d’A3P Services se réservent le droit de recours dans le cas de dommages dont la responsabilité incomberait à l’activité même de l’exposant au cours de la manifestation. Le ou les contrats qui sont souscrits doivent obligatoirement comporter un engagement d’abandon de recours inconditionnel de la part des assureurs de l’exposant à l’égard de l’Organisateur A3P Services (et des auxiliaires de toute espèce auxquels il fait appel), de Biarritz Tourisme, de l’Etat Français et de tous exposants. Il est entendu pour la garantie de vol que le site est gardienné le jour et mis sous alarme la nuit (par le Bellevue) pendant les périodes de la manifestation. En cas de vol, un dépôt de plainte doit être effectué dans les 24 heures auprès du Commissariat de Biarritz.

9. Hébergement à Biarritz et ses environs

A3P a sélectionné pour vous différents établissements hôteliers en partenariat avec l’agence du Tourisme Basque qui enregistrera votre réservation. Des tarifs préférentiels ont été négociés comprenant la chambre et le petit déjeuner. Le formulaire proposant une liste d’hôtels sélectionnés avec leurs tarifs négociés et le bulletin de réservation à compléter ICI.
Tourisme Basque : 24, avenue Foch 64200 BIARRITZ / florence@tourisme-basque.com / Tél. 00 33 (0)5 59 24 01 10