Communication liée à la gouvernance
Le schéma de la communication de gouvernance (ci-dessous) montre deux aspects de la communication : la communication descendante ou les informations, demandes, instructions… descendent de la direction et le « feedback » permet de remonter les informations des lignes de production jusqu’à la direction industrielle.

Les principales étapes de cette communication sont les suivantes.
1. Réunions matinales sur les lignes autour du panneau des performances.
Sur un site de production le suivi en direct et au quotidien de la performance des lignes est essentiel. C’est à la fois le moyen de savoir ce qui se passe, résoudre des problèmes avant qu’ils ne s’aggravent et de prendre des décisions au bon endroit et au bon niveau.
Il est bon que le responsable de service et les agents de maitrise, les responsables de la qualité opérationnelle et le responsable planning se rendent sur la ligne et écoutent les commentaires des opérateurs sur leurs performances.
C’est un outil fondamental de la communication de terrain ou les opérateurs sont en interaction directe avec leurs responsables et peuvent faire remonter les problèmes et difficultés rencontrés dans le quotidien autour du tableau de fonctionnement de la ligne.
Les responsables, eux peuvent commenter les évènements du site et redescendre des informations.

2. Réunions matinales des responsables d’une unité autour du panneau des performances.
C’est l’occasion de réunir les responsables de l’unité, production, qualité, « supply chain » autour du panneau regroupant les performances. Ne pas y passer plus de 45 minutes, allez à l’essentiel !
L’animation se fait à tour de rôle, pour une bonne responsabilisation commune.

3. Les sujets abordés sont liés à la mission même d’une unité de production :

• Sécurité : Souvent on dessine une croix avec les 30/31 jours du mois et on commente l’actualité : « Y a-t-il eu un accident, ou un presque accident ? » Si oui mettre en place immédiatement les plans d’analyse des causes réelles puis les éventuels plans d’actions
• Qualité/ Déviations : « Y a-t-il eu des problèmes qualité/ déviations qui pourraient remettre en cause le flux de la production ? » Y a-t-il des risques de ne pas libérer un lot ou de prendre du retard dans la libération du lot ? Si oui analyse de la cause racine puis mise en place et suivi des plans d’actions.
• Personnel : « Y a-t-il des personnes absentes et dont l’absence créerait des difficultés pour tenir le plan de production prévu ? »
• Fourniture aux marchés : « Le plan de production est-il respecté ? Y a-t-il des risques de ne pas tenir les engagements ? » Y a-t-il des changements de planning à mettre en œuvre pour répondre aux changements de demande ?
• Respect des standards. La production respecte-elle les standards fixés ? Les lignes fonctionnent-elles bien ? Si non, analyse des causes et mise en place avec la maintenance des plans d’action et suivi de ceux ci.

4. Revue quotidienne des performances du site
Là aussi, le panneau de la performance doit être disposé à un endroit où le personnel du site à l’habitude de passer, un couloir de circulation fera l’affaire.
Le Comité de Direction du site est présent, l’animation se fait à tour de rôle, on n’y passe pas plus de 30 minutes. On revoit le tableau des performances de l’ensemble des unités tel que revu par chaque unité précédemment. On choisit également un jour de la semaine pour revoir en quelques minutes un des objectifs prioritaires du site tels que définis dans la feuille de route de celui-ci.

5. Réunion hebdomadaire des unités
C’est cette fois le responsable de l’unité, les responsables des différents départements de l’unité, la maîtrise, qui en commentent les résultats. Cette réunion a pour but de revoir les plans d’action de l’unité qui contribuent à l’atteinte des objectifs du site.

6. Réunion mensuelle de revue des performances du site
Le Comité de Direction revoit les performances du site, les plans d’action, décide des moyens à affecter aux différents sujets afin de garantir l’atteinte des objectifs. Comme tous les Comités de Direction/ comités de pilotage, il doit être envoyé un ordre du jour. Après la réunion, et dans la journée même il faut émettre le compte rendu du Comité.
Celui-ci sera commenté par les responsables d’unité à leurs équipes lors de la réunion hebdomadaire.

7. Réunion avec la direction industrielle du groupe
Souvent les groupes organisent des réunions téléphoniques hebdomadaires pour s’assurer que les marchés ne souffrent pas de risques de rupture de stocks liés à des problèmes techniques, qualité, de non respect des standards, de variations des prévisions de vente… Ces réunions se préparent, car elles aident la direction du groupe à comprendre et à supporter les sites qui en ont besoin. Tous les sites d’une région du Groupe, tous les Responsables de fonctions support participent.

Interaction des responsables avec le personnel
Les interactions avec le personnel d’un site sont nombreuses et variées.

• Le savoir dire bonjour. C’est évident pour vous, mais tout le monde ne le fait pas. Qui n’a pas vu passer auprès des lignes de production des responsables qui regardaient leurs pieds et ne « s’abaissaient » pas à dire bonjour aux personnes rencontrées.
  L’effet sur le personnel est immédiat, c’est la répulsion, le responsable est catalogué. Il lui sera difficile de revenir en estime si ce comportement ne change pas radicalement.
• Sortir de son bureau, aller sur le terrain ! Les emails, les réunions à répétition, sont un bon prétexte pour les responsables pour ne pas aller sur le terrain.
• Le Leader a sa porte ouverte et est accessible. En production, dans les laboratoires les responsables doivent arriver tôt le matin. Laissez votre porte ouverte et ne vous engagez dans aucune réunion, si possible durant cette première heure. Vous verrez des personnes venir vous voir, et ainsi la communication de votre unité/ site s’améliorera.
• Réunions mensuelles. Elles sont nécessaires. Elles permettent de faire participer le personnel à la vie de l’entreprise/ du site. Elles doivent avoir un agenda, être d’une durée maximum d’une heure et de permettre 15 minutes pour une séance de Questions/ Réponses avec la direction de l’unité. Le responsable de l’unité et la maîtrise présentent les sujets propres à l’unité et en fonction de leur compétence ou de l’actualité d’autres responsables sont invités (RH, logistique, labo…)
• Crise / Focus groupe. Une décision de la direction d’un groupe peut avoir des conséquences directes ou indirectes sur le personnel (fusion, acquisition, nouvelle règles importantes…) Le responsable du site doit immédiatement informer l’ensemble du personnel après en avoir informé les instances représentatives (Comité Central d’Entreprise, Comité d’Etablissement). Une fois cette information donnée, le personnel aura des questions, des inquiétudes, des précisions et les « discussions de couloir » vont aller bon train. Le seul moyen d’éviter tout ceci est d’organiser une réunion dite Focus groupe, avec un maximum de 30 personnes où le Responsable du site et les Responsables nécessaires (en fonction des sujets) reprendront les messages transmis, et répondront aux questions/ inquiétudes des participants. Ces réunions ne doivent pas dépasser 1 heure. Ces Focus groupe auront lieu autant que nécessaire jusqu’ à la fin du processus qui a été débuté (fusion acquisition, plan de sauvegarde de l’emploi…)

Manager ses mails et non l’inverse
Avec les emails, c’est souvent un grand n’importe quoi ! Il y a pourtant des moyens simples pour éviter ce type de problème. Une simple charte de comportement vous évitera de tomber dans le piège. Dans l’objet mettre simplement «pour action» lorsque vous attendez une action de la personne à qui vous envoyez le mail, «pour information» si vous souhaitez seulement informer, utiliser les options importance haute ou basse et NE METTEZ PAS LA TERRE ENTIERE EN DESTINATAIRE.

La suite au prochain numéro…