audit à distance : principes technologiques et profils d'auditeurs

Janvier 2022

La Vague n°72

Remote Audit

Sommaire

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Audit à distance : généralisation, principes, technologies et profils d’auditeurs.

L’audit est une composante nécessaire relation de la client-fournisseur, notamment utilisé pour évaluer la supply-chain et la distribution des produits de santé. La pandémie de la COVID-19 a déclenché de nouveaux comportements et a amené de nombreux sites régulièrement audités à restreindre le nombre de visiteurs, voire à interdire l’accès aux auditeurs.

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Pour pallier cette situation nouvelle qui a touché tous les pays à des degrés divers, les audits à distance ou “Remote audits” se sont développés, car présentés comme une alternative. Cette forme d’audit existait bien avant la pandémie, mais les industries de santé, comme les autres secteurs industriels, ont eu à faire face à la généralisation de cette pratique.

L’évaluation selon les GXP des sous-traitants, fournisseurs, et autres partenaires habituellement réalisée sur site, a migré vers l’audit à distance.

Au cours de cet article, nous allons faire un bilan des pratiques, mais aussi des avantages et limites de ce nouveau mode de fonctionnement dans le cadre de l’évaluation des fournisseurs et autres partenaires externes.

1. Le contexte et le cadre

Au cours des années 2020 et 2021, les Etats ont pris des mesures de restriction de circulation, voire de fermeture de frontières. En complément de ces décisions nationales, des entreprises ont également décidé de fermer l’accès de leur(s) site(s) aux visiteurs pour assurer la sécurité de leurs salariés et permettre la continuité des activités.

Les conséquences pratiques de ces décisions se sont vite fait ressentir notamment sur les plannings d’audits qui ont été chamboulés. Définis fin 2019 et début 2020, les plannings ont d’abord été repoussés puis ils ont dû être adaptés, en premier lieu pour les audits des sous-traitants (fabrication et analyse) ainsi que des fabricants de principes actifs qui ne peuvent être trop repoussés, sous peine de ne plus disposer d’un rapport à jour.

L’option du rachat d’un rapport auprès d’un prestataire d’audits est une option dans certains cas, mais elle n’est pas toujours adaptée. Le recours à des auditeurs locaux est une autre solution, mais dans le cas des sites n’acceptant plus de visiteurs, la dernière solution est l’audit à distance.

Les restrictions nationales ont également amené les autorités de santé à adapter leurs pratiques et à publier des textes dans ce sens. Par exemple, dès la fin de l’année 2020, l’EMA (European Medicines Agency) a édité un ” Guidance related to GMP/GDP and PMF distant assessments ” à destination des inspecteurs des autorités européennes. Sur la base de ces recommandations, nous avons pu ” valider ” les dispositions que nous avions mises en place pour encadrer les audits à distance réalisés pour le compte de nos clients.

Dans le même esprit, en avril 2021, la FDA a également publié un texte ” Remote Interactive Evaluations of Drug Manufacturing and Bioresearch Monitoring Facilities During the COVID-19 Public Health Emergency “.

Enfin, plusieurs organismes de certification ont également mis en place des procédures sur ce sujet.
Pour faciliter la lecture de cet article, nous avons fait le choix d’en limiter le champ d’application aux audits externes réalisés dans le cadre de la pandémie COVID-19. La grande majorité des points sont également applicables aux autres contextes, mais cet article n’a pas pour objectif d’être exhaustif pour ceux-ci. Le cadre est donc dressé, il faut maintenant s’assurer de la sélection des cas applicables.

2. Comment sélectionner les cas applicables ?

Le planning des audits d’un site pharmaceutique est fait d’audits de sous-traitants, de fabricants d’API, d’excipients, d’articles de conditionnement ainsi que de divers prestataires et fournisseurs.
Tous les types d’audits et leur contexte ne se prêtent pas de la même façon à l’audit à distance. Il y a des raisons évidentes, comme la difficulté à visualiser l’environnement d’une fabrication uniquement sur la base de photos ou de films préparés par le site, ainsi que la raison de l’audit ; Par exemple, lors d’un audit pour cause, ou lorsque l’on souhaite s’assurer de l’absence de risques de contaminations croisées sur un site multi-produits.

Il est également plus facilement envisageable de réaliser un audit à distance sur un site que l’on a déjà visité physiquement plutôt que lors d’un audit de qualification d’un nouveau fournisseur ou sous-traitant. Pour ces différentes raisons, les audits portant sur des activités documentaires se prêtent plus naturellement à cet exercice. Par exemple, cela fait plusieurs années que des audits de prestataires de pharmacovigilance dans des pays très éloignés ou peu sûrs sont réalisés sous la forme d’audits à distance.

Quoi qu’il en soit, un audit à distance est toujours mieux que pas d’audit du tout ou que l’utilisation d’un questionnaire d’évaluation envoyé par mail. Les audits de sous-traitants, ceux de fabricants de principes actifs, et en particulier les audits de fabricants de produits stériles, doivent être abordés avec une attention renforcée. Dans ces cas, il apparaît clairement que l’audit à distance ne peut pas se substituer pleinement à l’audit sur site. C’est une mesure dérogatoire en attendant la période où l’on pourra revenir sur site, pour compléter l’évaluation faite à distance. Il en est de même pour les audits de qualification de nouveaux fournisseurs et sous-traitants. La réalisation d’une analyse de risque permet de définir les besoins en audit complémentaire sur site ainsi que leur priorisation.

La planification

La pratique nous confirme qu’à durée égale, l’audit à distance n’est pas aussi efficace que l’audit sur site, même pour des thèmes documentaires ; la perte estimée est de 25 à 30%. Comme nous le verrons plus tard, la communication par écrans interposés est moins dynamique, sans compter les éventuelles coupures ou baisses de la qualité du réseau, toujours possibles.

Cette baisse d’efficacité peut être compensée par la consultation d’une partie de la documentation de façon anticipée, lors de la phase de préparation de l’audit.

Un autre enseignement de ces deux dernières années est qu’il vaut mieux remplacer une journée complète d’audit par deux demi- journées consécutives (une après-midi et une matinée), lorsque c’est possible. Cela nécessite une flexibilité des plannings mais les retours d’expérience sont positifs. Cette organisation permet de faire un bilan intermédiaire à la fin de la première demi-journée et ainsi d’ajuster les priorités pour le lendemain. Elle laisse également l’opportunité aux audités de compléter leurs réponses sur les thèmes déjà couverts. Enfin, cette organisation permet à l’auditeur de limiter la perte d’efficacité couramment ressentie après 7 à 8 h d’audit à distance.

3. La sélection de l’auditeur

Le choix de l’auditeur est également très important, pour plusieurs raisons :

– La compétence sur le fond
L’auditeur ne pourra s’appuyer que sur les documents et angles de vue des photos ou vidéos proposées par l’audité pour comprendre le procédé et identifier les risques associés, comme ceux de contaminations croisées par exemple. C’est pourquoi, sa connaissance et son expérience préalable sur les types de procédés concernés vont faire la différence et augmenter l’efficacité de l’audit.
C’est sur ce point où l’audit à distance introduit un avantage intéressant par rapport à l’audit sur site. On peut faire intervenir, sur un ou plusieurs thèmes, un auditeur complémentaire pour un domaine nécessitant une expertise particulière.

– La qualification pour des audits à distance

Notre expérience nous montre que, sur la forme également, la réalisation d’un audit à distance nécessite un niveau de qualification spécifique. En effet, de par la forme de l’audit à distance, l’audité est plus enclin à prendre la main sur le déroulement de certaines séquences. Lors de la visite virtuelle, l’auditeur n’a pas la possibilité de capter des informations périphériques hors du champ de vision de la caméra, comme il peut le faire lors d’une visite sur le terrain.

C’est pourquoi, nous demandons, pour les nouveaux auditeurs qu’ils aient suivi une formation aux spécificités de l’audit à distance ou qu’ils aient préalablement accompagné des auditeurs expérimentés.

– La localisation de l’auditeur et la différence de fuseaux horaires

Enfin, le choix de l’auditeur doit également être fait en prenant en compte le décalage horaire entre le lieu de l’audit et le lieu de résidence du ou des auditeurs. La réalisation d’un audit à distance permet en effet d’avoir recours à un auditeur basé dans un pays différent du site audité. Cela permet plus de souplesse et/ou de mobiliser un ou plusieurs auditeur(s) ayant une plus forte expertise qu’un auditeur local. Néanmoins, le recours à un auditeur d’un autre pays nécessite de prendre en compte plusieurs limites :

La maîtrise de la langue locale reste un atout primordial, comme pour les audits sur site. Et la présence d’un traducteur entraîne une perte de fluidité de l’audit plus handicapante que lors d’un audit sur site.
La différence de culture est également à prendre en compte. L’impact d’une erreur dans l’échange est renforcé par l’impossibilité de prendre en compte une grande partie de la communication non- verbale. Un auditeur expérimenté va pouvoir, sur le terrain, déceler chez son interlocuteur un changement de rythme, d’intonation ou un positionnement physique différent au cours d’un échange. Cette capacité à déceler les éléments non-verbaux est rendue plus difficile si les spécificités culturelles ne sont pas maîtrisées.
A ces deux premiers facteurs, vient s’ajouter le décalage horaire. Lors d’un déplacement pour un audit sur site de l’autre côté de la planète, la prise en compte du décalage horaire est entrée dans les pratiques. On aménage un temps de récupération pour intégrer les 10 à 12h de décalage horaire.

Lors d’un audit à distance, un décalage horaire de cette ampleur n’est pas recommandé. La réalisation d’une ” nuit d’audit ” pour un auditeur est compliquée au cours d’une semaine de travail, même en anticipant avec une journée de repos avant et après l’audit. L’expérience nous a appris à ne pas dépasser 6 heures de décalage lorsque nous mobilisons des auditeurs d’un autre pays.

4. La préparation

Si on gagne du temps sur les aspects logistiques associés au déplacement, l’expérience nous montre que la préparation d’un audit à distance prend plus de temps que celle d’un audit sur site. Il est notamment nécessaire d’organiser une réunion préparatoire avec le site à auditer. Cela permet de prendre en compte les difficultés rencontrées le plus couramment, comme celles ayant trait aux moyens de communication, les aspects de confidentialité, la présence des différents participants.

Les moyens de communication

Une attention particulière doit être portée aux moyens de communication qui seront disponibles pour échanger les documents avant et pendant l’audit et pour les échanges en vidéo. Plusieurs outils sont possibles pour les phases d’entretiens, les plus répandus sont Teams et Zoom. Pour le partage de documents, nous avons été témoins d’une professionnalisation des pratiques au cours des dix-huit derniers mois. Le fait d’envoyer un document par mail ou d’en montrer le contenu à la caméra, ne se présente plus qu’exceptionnellement. Dans certains cas, l’échange de documents peut se faire également via un cloud sécurisé.

Pour ces raisons, nous avons intégré à la préparation de l’audit, une phase de test des outils de communication qui seront utilisés. C’est indispensable pour être sûr de pouvoir démarrer l’audit à l’heure définie. L’installation d’un nouvel outil nécessite du temps et parfois l’accord du service informatique, ainsi que la vérification du débit qui doit être suffisant pour assurer la qualité de la conversation, la visualisation d’images ou de vidéos et l’échange d’informations. Ce test doit être effectué au moins une semaine avant l’audit et dans la configuration de celui-ci (avec les mêmes postes informatiques et dans le créneau retenu pour l’audit). Ce délai permet de basculer sur une autre solution si nécessaire.

Le matériel à disposition de l’auditeur

Il est préférable que l’auditeur dispose de 2 écrans, l’un permettant l’échange d’informations, l’autre la prise de notes.

L’écran pour l’échange d’informations doit également être suffisamment grand pour pouvoir saisir les détails intéressants lors du visionnage d’images ou de vidéos et limiter la fatigue visuelle. Egalement, comme pour toute réunion à distance, un matériel audio de bonne qualité est primordial pour faciliter les échanges et limiter la fatigue auditive.

L’accord de confidentialité

Pour la préparation de l’audit, et lors de son déroulement, l’auditeur va solliciter les audités pour avoir accès à des informations dont une partie peut être identifiée comme confidentielle. L’audit à distance nécessite la mise en place d’un accord de confidentialité. En effet, le site audité a une meilleure maîtrise pour décider des documents qu’il souhaite montrer à l’auditeur, mais leur communication avant et pendant l’audit nécessite que leurs conditions d’utilisation soient définies, notamment en ce qui concerne leur conservation ou destruction après l’établissement du rapport.

L’agenda de l’audit

L’agenda d’audit doit faire apparaître clairement le déroulement ” A distance ” de l’audit. L’expérience montre que les interlocuteurs pour chacun des thèmes de l’agenda peuvent être localisés dans des salles ou sites différents. C’est particulièrement vrai dans le contexte de la COVID-19. C’est pourquoi, il est important de vérifier auprès du contact principal, que les autres participants seront bien disponibles aux heures définies dans l’agenda. Ce point doit être rappelé lors de la réunion préparatoire avec le site audité.

Les informations qui seront disponibles et leur forme.

Tous ceux qui ont déjà conduit ou participé à un audit chez un tiers savent que lorsqu’on souhaite consulter un document, tel qu’un ancien dossier de lot ou un log-book, l’auditeur doit anticiper sa demande pour permettre aux audités d’aller chercher le document qui est parfois archivé sous une forme papier uniquement.

Lors d’un audit à distance, en plus de cette contrainte, on doit également intégrer le temps nécessaire à la numérisation du document par les audités afin qu’il puisse être partagé.

C’est pourquoi, il est important lors de la préparation de l’audit de :

Valider les types de documents que le site audité a déjà sous format numérisé,
Partager la liste des documents spécifiques que l’auditeur souhaite consulter au cours de l’audit, afin de permettre aux audités de pouvoir les numériser, le cas échéant.

5. La conduite de l’audit

Le respect de l’agenda

Comme pour un audit sur site, le respect de l’agenda d’audit est un point important. D’autant plus que les personnes auditées peuvent être localisées sur plusieurs sites. Un décalage d’une demi-heure peut empêcher de couvrir correctement le thème suivant.

L’enchaînement des phases d’entretien au cours d’une même journée est une autre difficulté à gérer pour les auditeurs. Ils doivent rester concentrés sur chacun des thèmes jusqu’à la fin de la journée sans pouvoir alterner avec des phases de visite sur le terrain.

D’autre part, l’option de répartir cette journée d’audit sur deux jours consécutifs, comme vu au paragraphe ” Planification “, n’est pas toujours possible. C’est pourquoi, il est important de ménager des pauses au cours d’une journée d’audit à distance. Une pause déjeuner, mais aussi une pause de cinq à quinze minutes au cours de chaque demi-journée. Nous recommandons à nos auditeurs nouvellement qualifiés de profiter de ces pauses pour se lever et faire quelques mouvements.

Dernier point, si les auditeurs mobilisés sur un même audit souhaitent se séparer pour couvrir chacun de leur côté et en même temps des points de l’agenda, cela nécessite une anticipation dès la construction de l’agenda. L’audité doit pouvoir donner son accord, car il devra mobiliser des interlocuteurs différents au même moment et mettre à disposition les moyens techniques nécessaires.

La réunion d’ouverture

Lors d’un audit à distance, la réunion d’ouverture donne l’occasion de sensibiliser les audités sur les limites de ce type d’audit et de rappeler ce qui a été défini pour la communication des documents afin d’éviter tout flottement en cours d’audit.

Il est également impératif de bien valider chaque plage horaire prévue, y compris les pauses pendant lesquelles les participants peuvent se déconnecter. Il faut être sûr que les personnes concernées seront bien présentes lors des redémarrages pour ne pas perdre de temps.

La prise de notes

La prise de notes peut être facilitée par la réalisation de l’audit à distance. L’auditeur s’il est confortablement installé à son bureau, peut en effet prendre ses notes directement sur son outil informatique : ordinateur ou tablette.

La revue des documents

La revue des documents est un des points à préparer en amont de l’audit comme nous l’avons vu précédemment, notamment par le partage de la liste des documents spécifiques que l’auditeur souhaite consulter. C’est à l’auditeur d’arbitrer entre la nécessité d’anticiper pour ne pas être bloqué par un temps de numérisation excessif et sa volonté de garder la souplesse nécessaire pour le choix de documents à la dernière minute.

Le mode de partage de ces documents est également un point à prendre en compte. Si c’est l’audité qui garde la main sur le défilement du document, la revue d’un document à l’écran peut prendre plus de temps qu’une revue sur support papier.

La conduite des entretiens

En plus des aptitudes habituelles associées à la conduite d’un audit sur le terrain, l’audit à distance demande une capacité d’écoute renforcée. L’usage d’un écran fait perdre à l’auditeur une partie importante des informations apportées habituellement par la communication non- verbale. Il reste, bien entendu, les intonations de la voix mais on perd la plus grande partie de ce qu’amène l’analyse du comportement de l’audité au cours de l’entretien. Cette écoute permet souvent d’identifier une incompréhension, un manque de clarté dans la question de l’auditeur voire un début d’agacement de l’audité. Dans ce dernier cas, cette aptitude permet à l’auditeur de mieux gérer une tension éventuelle.

L’autre point important est le fait de signifier les écarts en temps réel ou au minimum, à l’issue de chaque phase d’entretien. L’auditeur en énonçant l’écart qu’il vient de relever, permet à l’audité de compléter son argumentation ou d’informer l’auditeur sur une éventuelle incompréhension. C’est d’autant plus important que l’interlocuteur ne sera peut-être pas présent lors de la réunion de clôture.

La visite virtuelle

Peu répandue au début de la pandémie, la visite virtuelle est une pratique qui s’est fortement développée. Elle permet de prendre connaissance d’un site, de son organisation et de ses flux. Elle peut prendre la forme d’une projection de photos associées à un plan, d’une vidéo préenregistrée ou d’une vidéo réalisée en direct avec un audité qui se déplace dans les locaux. Le plus intéressant est cette dernière formule, si l’image est de qualité et que l’auditeur peut ” piloter ” à distance la caméra de son interlocuteur. Dans ce cas, on se rapproche des conditions d’une visite physique.

Néanmoins, l’auditeur ne dispose pas de la vision périphérique qui est habituellement la sienne sur le terrain et les sons deviennent rapidement des bruits en partie inexploitables. Par ailleurs, ce type d’exercice n’est pas toujours possible, notamment si une partie de l’audit se déroule dans des zones ATEX qui nécessitent, dans ce cas, un matériel spécifique qui n’est pas toujours disponible sur site pour réaliser une vidéo. La vidéo préenregistrée, préparée en interne, présente l’intérêt d’avoir des images de meilleure qualité et permet souvent une bonne compréhension du procédé et des flux. La principale limite de ce support étant l’absence de spontanéité, qui est l’un des intérêts des audits terrains.

La réunion de clôture

Pour cette phase de restitution, comme lors de la réunion d’ouverture, l’auditeur a rarement la possibilité de voir tous ses interlocuteurs.
Il convient, avant de suivre le déroulement classique d’une réunion de clôture, de rappeler le contexte de l’audit à distance et ses limites. Les habituels remerciements adressés aux participants sont l’occasion de souligner leur disponibilité. Chaque observation qui est énoncée doit être rattachée à un document, une zone ou un service afin que les personnes concernées puissent acter si nécessaire.

Enfin, rappeler, si cela avait été défini au préalable, qu’un audit sur site viendra compléter l’audit à distance, dès que les conditions le permettront.

6. Le rapport

Le rapport d’audit doit intégrer de façon claire, au minimum sur la première page et dans la conclusion, le fait que l’audit a été réalisé à distance. Ceci permet d’éviter toute mésinterprétation.

7. Le suivi

Le suivi d’un audit à distance reste identique à celui de l’audit sur site. Il est néanmoins nécessaire d’être vigilant sur 2 points :

– La conduite effective du plan d’actions. L’expérience nous a montré que, sur plusieurs sites audités, l’une des conséquences de la crise du COVID-19 a été le retard important dans la mise en place du plan d’actions suite à l’audit. Parmi les raisons identifiées :

la baisse des effectifs en présentiel au sein du site audité, soit du fait de la part de télétravail, soit pour des absences de personnes malades,
la difficulté à mobiliser les équipes sur des projets d’amélioration lorsque la routine est plus difficile à maintenir,
la baisse du nombre d’interactions avec les clients, qui influe sur la définition des priorités en interne.

– La replanification de l’audit sur site si le type d’audit ou les écarts relevés le demandent. Les conditions de cette replanification doivent être discutées avant l’audit, pour éviter toute dérive. Surtout si l’audit à distance était une mesure dérogatoire en attente d’un audit sur site.

8. Les avantages

Parmi les avantages associés à l’audit à distance, nous avons identifié les suivants :

– Améliorer la flexibilité des audits

faciliter la planification des audits, lors des périodes chargées, par la suppression des temps de déplacement,
pallier l’indisponibilité de dernière minute d’un auditeur, par un remplacement facilité.

– Améliorer l’expertise

pouvoir solliciter une expertise spécifique complémentaire à l’auditeur principal ou à l’équipe d’audit afin de pouvoir approfondir une partie du champ de l’audit en évitant des coûts de déplacement.

– Améliorer le suivi du site audité :

permettre la réalisation d’un audit de suivi plus rapproché après un audit initial,
pour les audits sous-traités à un prestataire, permettre, après accord du site audité et de l’équipe d’audit, la participation en tant qu’observateur du donneur d’ordre de l’audit. Celui-ci peut assister aux réunions d’ouverture et de clôture, mais aussi à la conduite de l’audit.

– Améliorer le bilan carbone de l’audit, par la réduction des déplacements,

– Dans le cadre de la COVID-19, réduire le risque de contagion et améliorer le confort de l’audit par l’absence du port de masque pour les personnes seules derrière leur écran.

– Optimiser le budget grâce à la suppression des déplacements.

9. Les limites de l’outil

Les limites de cette forme d’audit sont moins nombreuses mais elles peuvent être rédhibitoires :

– L’audit à distance ne permet pas d’avoir la même richesse d’information que l’audit sur le terrain, en particulier pour des audits de procédés de fabrication complexes et à risques.

– Cette évaluation partielle devra être complétée par un audit sur site dans certains cas.

– La qualité des échanges est impactée par l’entretien par écran interposé.

– La préparation de l’audit nécessite une plus grande anticipation, notamment sur la vérification des aspects techniques et la définition de la documentation que l’auditeur souhaite consulter pour permettre à l’audité de la numériser, le cas échéant.

Conclusion

L’audit à distance existait avant la crise de la COVID-19. Par sa généralisation, il a permis à notre secteur d’activité de pallier l’impossibilité des donneurs d’ordre de se rendre sur les sites de leurs fournisseurs et sous-traitants pendant cette période et de maintenir les fréquences d’évaluation.

L’audit à distance ne peut pas remplacer un audit sur site. Néanmoins, comme pour le télétravail, il va s’installer dans nos fonctionnements après crise. Il sera un outil de plus dans le suivi et l’évaluation des fournisseurs et sous-traitants. D’une utilisation contrainte, il va devenir choisi, car il permet d’améliorer le suivi des audits sur site et d’en optimiser la fréquence. Pour certains laboratoires, l’alternance d’un audit à distance avec un audit sur site est déjà une piste de réflexion pour certaines catégories de fournisseurs. Il convient maintenant d’introduire ce nouveau paramètre dans les analyses de risque afin de trouver le bon niveau d’équilibre.

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Laurent MOREAU – EUROFINS

laurentmoreau@eurofins.com

Références

[1] : International Coalition of Medicines Regulatory Authorities (ICMRA) COVID-19 Working Group: Remote GCP and GMP Regulatory oversight inspections “Reflections on the regulatory experience of remote approaches to GCP and GMP regulatory oversight during the COVID-19 Pandemic”, 2021.

[2] : FDA : “Remote Interactive Evaluations of Drug Manufacturing and Bioresearch Monitoring Facilities During the COVID-19 Public Health Emergency”, 2021.

[3] : EMA – “Guidance related to GMP/GDP and PMF distant assessments”, 2020