La libération pilotée et maîtrisée par le management Visuel

Produire à façon un lot de substance active lorsque l’on est une CDMO (Contract Development and Manufacturing Organization) et le libérer est l’aboutissement pour le client d’en moyenne une année de développement de son procédé et sa production. C’est en somme, le graal tant attendu pour débuter les essais cliniques ou bien les poursuivre. Le produit est enfin disponible !

Libération : Illustration

La libération présente donc deux enjeux majeurs:

• Assurer la qualité : La qualité est régie par le référentiel des bonnes pratiques de fabrication (BPF) qui apporte une garantie globale sur le respect des normes attendues sur toute la chaîne depuis la gestion des fournisseurs, en passant par la fabrication et le contrôle du produit. La libération se base sur les systèmes qualité en place et le dossier de lot afin d’assurer l’efficacité et la sécurité pour le patient.

• Respecter les délais ou « lead time » : délais de libération se doivent d’être optimisés et les plus courts à la fois. Tout écart dans le processus est une épée de Damoclès pour le projet car un jour de décalage, peut pour le client, être le grain de sable dans sa course contre la montre de la mise à disposition de son matériel.

Ainsi, le processus de libération doit permettre de maîtriser l’activité dans sa globalité et d’anticiper les éventuels problèmes qui pourraient se présenter. Dans ce contexte, l’implémentation d’un outil de management visuel de la libération est essentiel. Tout le processus doit être mappé afin de rendre visuel les livrables attendus. Le processus de libération est une activité partagée entre la production, le contrôle qualité et l’assurance qualité. Tous doivent intervenir au bon moment pour permettre à la personne habilitée, in fine, de libérer le lot. Autant vous dire que les choses peuvent se compliquer rapidement car le processus implique des équipes entières et c’est là que le chef d’orchestre doit mettre tout le monde au même diapason avec un outil commun de pilotage.

L’outil mis en place chez Merck se prénomme FINISH et est inspiré de la théorie des contraintes. C’est un outil qui permet de réduire en partie les délais et surtout d’identifier tout au long du processus les points de blocage de manière visuelle. En fonction des lots, les goulots d’étranglement changent régulièrement et c’est toute la force de l’outil d’avoir cette vision en temps réel et en permanence.

Il se découpe en plusieurs parties, tout d’abord un mapping du processus global des attendus à chaque étape versus les timings. Ensuite, un focus est réalisé en détail sur le circuit de revue des dossiers de production et de contrôle qualité, le rapport de production et enfin les actions identifiées ou points de vigilance sur le lot pouvant compromettre la libération.

Le processus global permet en un coup d’œil de savoir en un instant l’état d’avancement de la libération. Chaque livrable est matérialisé par une étiquette qui se positionne sur le flow chart. Si l’étiquette est présente l’activité est terminée sinon l’activité est en cours et reprise dans la sous partie. A chaque pilotage, un point est fait versus le timing. Si l’attendu est en adéquation, le processus de libération est sous contrôle.

La sous partie qui concerne le circuit de revue de chaque dossier permet de connaître plus en détail où en sont chaque sous dossier en fonction des sous étapes et des timings attendus :

• Le dossier est pris en charge pour la vérification par la production : vérification réalisée par un technicien et ensuite par un chef d’Equipe de Production.

• Le dossier est pris en charge pour la vérification par l’assurance qualité : Le dossier est contrôlé par un spécialiste qui vérifie les point clés du dossier et s’assure que le dossier est complet et cohérent avec l’attendu.

• La consolidation : en fonction des commentaires émis par le spécialiste Assurance qualité, le dossier est corrigé par la production. Et enfin, la finalisation par les équipes assurance qualité du dossier afin de garantir que le dossier est complet et terminé.

Le suivi se fait sur une demi-heure toutes les semaines avec les services impliqués dans la libération qui permet de vérifier ce qui s’est passé sur la semaine écoulée et qui donne l’objectif de la semaine à venir.
En seulement 30 min, l’ensemble des lots en cours sont ainsi passés en revue.

Chez Merck cet outil est en place depuis maintenant plusieurs mois et grâce à lui les libérations se font plus sereinement pour tous et dans les délais impartis préalablement définis au sein des projets. Il apporte de la visibilité sur les livrables versus les timings attendus pour chacune des étapes du processus. En un coup d’œil, il est possible de voir les points de blocage ou de vigilance qu’il faut suivre de près et de mettre en face les actions nécessaires pour traiter les points de blocage. Toutes les équipes ont le même niveau d’information et peuvent ainsi, ensemble, en très peu de temps prendre les décisions collégiales afin d’atteindre le but final de délivrer une Drug Substance de qualité et dans les délais impartis.

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Marine Tarche – Merck Biodevelopment

Responsable Assurance Qualité Opérationnelle chez Merck Biodevelopment, entreprise du Groupe Merck. Elle travaille depuis 8 ans sur le site de Martillac et a occupé plusieurs fonctions en Production, Compliance,  Amélioration Continue et en Assurance Qualité dans les formes injectables classiques et dans les produits issus des biotechnologies.

marine.tarche@merckgroup.com